Como parte del compromiso del Proyecto Especial de Inversión Pública (PEIP) Escuelas Bicentenario con el fortalecimiento de una gestión pública moderna, se desarrolló una reunión con especialistas de la Oficina de Gestión Documental y Archivo de la Defensoría del Pueblo, quienes conocieron la experiencia de implementación de nuestro Sistema Electrónico de Archivo (SEA).

Durante la jornada, los representantes de la Defensoría del Pueblo conocieron las etapas del proceso de desarrollo e implementación del SEA, una solución tecnológica integral que permite la transferencia electrónica de los archivos de gestión generados por las distintas áreas de la institución, optimizando la organización, procesamiento, análisis y control de calidad de la información documental.

La visita permitió a los participantes compartir los principales aprendizajes, desafíos y buenas prácticas aplicadas durante la implementación de esta herramienta, que busca modernizar la gestión archivística institucional y fortalecer la trazabilidad, seguridad y disponibilidad de los documentos generados en el marco de los proyectos de infraestructura educativa ejecutados por Escuelas Bicentenario.

Los especialistas de la Defensoría del Pueblo destacaron la visión archivística desarrollada por Escuelas Bicentenario y resaltaron la concordancia del SEA con las normas y lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación (AGN), así como la capacidad de adaptar estas disposiciones a las necesidades específicas de una institución que gestiona proyectos de gran envergadura.

“Consideramos valioso que Escuelas Bicentenario haya implementado una solución que recoge la normativa archivística vigente y la haya aplicado a una realidad institucional concreta. Esta experiencia demuestra que es posible impulsar una gestión documental moderna, ordenada y alineada a los estándares establecidos por el ente rector”, señaló Maricruz Gutiérrez, analista en Gestión documental y archivo de la Defensoría del Pueblo.

En la reunión participó brevemente nuestro director ejecutivo, Alvaro Estrada Briceño, quien destacó que el SEA constituye un activo estratégico dentro de nuestra institución, al integrar herramientas digitales que garantizan la preservación, transparencia y acceso oportuno a la información, como parte del legado institucional que se dejará en la implementación de nuevos proyectos de infraestructura educativa.

El Sistema Electrónico de Archivo (SEA) se consolida como una herramienta estratégica de gestión pública que fortalece la institucionalidad, transparencia y continuidad del Estado. Su desarrollo está alineado con la normativa del Archivo General de la Nación y con buenas prácticas internacionales en materia de gestión documental, respondiendo a la necesidad de ordenar, proteger y garantizar la sostenibilidad de la información generada por el PEIP Escuelas Bicentenario.